Elegir la herramienta adecuada de gestión de relaciones con stakeholders es crucial para cualquier organización que valore la comunicación y el relacionamiento eficaces con sus stakeholders. En este artículo, exploramos los distintos niveles de herramientas de relacionamiento con stakeholders, desde métodos básicos como las hojas de Excel hasta soluciones de software avanzadas y completas.
También incluimos algunas perspectivas para profesionales de asuntos externos y de relaciones gubernamentales, y para líderes de sostenibilidad. Según la investigación de la encuesta Oxford-GlobeScan Global Corporate Affairs 2024, el relacionamiento con stakeholders se ha convertido en una parte mucho más destacada de las responsabilidades de los profesionales de asuntos corporativos. Por eso, es importante que los profesionales de asuntos externos elijan y aprovechen la herramienta más adecuada para su organización.
Ya sea que estés empezando o quieras mejorar tu sistema actual, esta guía te ayudará a entender las opciones disponibles y a elegir la herramienta adecuada para tus necesidades.
En resumen: las mejores herramientas de gestión de relaciones con stakeholders para relaciones gubernamentales
Para los equipos de relaciones gubernamentales, las mejores herramientas de gestión de relaciones con stakeholders dependen de si el equipo necesita seguimiento legislativo, gestión de consultas, historial de relacionamiento o inteligencia de stakeholders vinculada a temas críticos. Entre las opciones habituales están Quorum, Borealis, Simply Stakeholders, LegiStorm y Genie de TSC.ai. Genie de TSC.ai es la opción más adecuada para los equipos de public affairs y de relaciones gubernamentales que necesitan conectar temas críticos, stakeholders, relaciones, señales de medios y estrategia de relacionamiento en un solo sistema.
¿Qué es la gestión de relaciones con stakeholders?
La gestión de relaciones con stakeholders implica identificar, analizar, planificar e implementar de forma sistemática acciones diseñadas para relacionarse con los stakeholders. Para los profesionales de asuntos corporativos, gestionar estas relaciones es especialmente vital para alcanzar los objetivos de la organización, cumplir la regulación y fomentar la confianza de las comunidades.
Lectura relacionada: Gestión de stakeholders en public affairs y relaciones gubernamentales
¿Por qué digitalizar la gestión de relaciones con stakeholders?
En el volátil entorno empresarial actual, factores externos como las recesiones económicas, los cambios regulatorios y las interrupciones en la cadena de suministro pueden afectar de forma significativa la rentabilidad de una empresa. En ese contexto, digitalizar la gestión de relaciones con stakeholders (SRM, por sus siglas en inglés) se ha vuelto un imperativo estratégico. Con entre el 30% y el 50% del EBITDA permanentemente en riesgo, las empresas ya no pueden darse el lujo de depender de procesos manuales y obsoletos.
Las plataformas digitales de SRM ofrecen un salvavidas. Permiten a las organizaciones identificar y mitigar de forma proactiva posibles amenazas, porque agilizan la comunicación, automatizan tareas y ofrecen insights en tiempo real sobre el sentimiento de los stakeholders.
Este cambio hacia la toma de decisiones basada en datos no solo protege los resultados financieros. También fomenta relaciones más sólidas y resilientes con los stakeholders clave, lo que en última instancia posiciona a la empresa para el éxito a largo plazo.
Extracto de The New Influence Playbook
Nivel 1: seguimiento básico de stakeholders
Para muchas organizaciones pequeñas, las hojas de Excel y los métodos manuales son el punto de partida de la gestión de stakeholders. Estas herramientas ofrecen sencillez y flexibilidad, por lo que son adecuadas para proyectos pequeños y para organizaciones pequeñas con recursos limitados.
Herramientas: Microsoft Excel, Google Sheets, Airtable
Ventajas:
Económicas y de fácil acceso Sencillas para el mapeo inicial de stakeholders y la recopilación básica de datos Personalizables según tus necesidades específicas
Desventajas: Escalabilidad y complejidad limitadas para redes de stakeholders más grandes Funciones de colaboración limitadas Carecen de funciones avanzadas para el análisis en profundidad y el seguimiento del relacionamiento No cumplen con el GDPR Múltiples versiones de hojas de Excel por todas partes Son estáticas y quedan desactualizadas
Ideal para:
Si estás en una organización pequeña con recursos limitados y solo necesitas ingresar algunos stakeholders y dar seguimiento a interacciones recurrentes, este es un buen punto de partida. Aunque no basta para los profesionales de asuntos corporativos, puede ser eficaz para gestores de proyectos en general, que solo necesitan una gestión básica de stakeholders.
Recursos adicionales: Cómo crear un mapa de stakeholders en Excel: guía paso a paso 11 plantillas gratuitas para planificar el relacionamiento con stakeholders Por qué las hojas de cálculo entorpecerán la gestión de datos de stakeholders
Nivel 2: software de gestión de stakeholders de nivel intermedio
A medida que crecen tus necesidades de gestión de stakeholders, las soluciones de software de nivel básico pueden ofrecer más funcionalidad y eficiencia que los métodos manuales. El software de gestión de stakeholders de nivel básico suele incluir funciones como la gestión de listas de stakeholders, el seguimiento de comunicaciones y los informes automatizados. Estas herramientas son fáciles de usar y requieren poca capacitación, por lo que son ideales para organizaciones pequeñas y medianas.
Herramientas: Simply Stakeholders, Engagement Hub
Funciones y beneficios clave:
Base de datos centralizada para perfiles completos de stakeholders Seguimiento de comunicaciones y registro del historial para mayor transparencia Funciones básicas de reporte para analizar tendencias de relacionamiento
Ideal para:
Organizaciones pequeñas y medianas que gestionan un número creciente de stakeholders Equipos que necesitan una gestión de relaciones más estructurada Equipos que quieren obtener más insights de las tendencias de relacionamiento
Limitaciones: Estas herramientas son muy buenas para dar seguimiento a las interacciones con stakeholders entre los miembros del equipo. Por ejemplo, los gerentes de sostenibilidad pueden aprovecharlas para registrar y gestionar de forma eficiente las interacciones con una amplia variedad de stakeholders, desde grupos ambientalistas y organismos reguladores hasta organizaciones comunitarias. Un seguimiento del relacionamiento transparente y bien documentado demuestra el cumplimiento de los estándares de sostenibilidad. Abajo se muestra un ejemplo de cómo el relacionamiento con stakeholders se integra en el flujo de trabajo ESG.
Sin embargo, estas herramientas tienen capacidades limitadas para impulsar la planificación del relacionamiento con stakeholders. Además, los datos de stakeholders que se importan a la plataforma se limitan a la base de datos que ya tiene el equipo. Los equipos que buscan una herramienta con datos de stakeholders integrados en la plataforma para ampliar sus proyectos pueden encontrar que estas herramientas no cubren sus necesidades.
Recursos adicionales: Formulación de políticas públicas basada en evidencia y relacionamiento con stakeholders, de la OCDE Relacionamiento con stakeholders: una parte esencial del desarrollo sostenible
Extracto de The ESG Playbook
Nivel 3: inteligencia y relacionamiento con stakeholders impulsados por IA
Algunas organizaciones más grandes tienen necesidades complejas de relacionamiento con stakeholders y requieren funciones más avanzadas, como analítica en tiempo real, insights generados con IA, integración con calendarios de eventos, análisis de sentimiento y conjuntos de datos más grandes. Para ellas, herramientas como Quorum y Borealis ofrecen una amplia gama de funciones diseñadas para gestionar y analizar con eficacia las interacciones con stakeholders. Además, estas herramientas facilitan todo el proceso de relacionamiento con stakeholders, desde la planificación inicial y la ejecución hasta el seguimiento integral y la analítica.
Herramientas: Borealis, Quorum
Funciones y beneficios clave:
Planificación del relacionamiento Herramientas de comunicación integradas Analítica impulsada por IA, incluido el análisis de sentimiento
Ideal para:
Organizaciones grandes con operaciones complejas de relacionamiento con stakeholders Equipos que necesitan gestionar las comunicaciones dentro de la plataforma Organizaciones que buscan insights predictivos y estrategias basadas en datos
Limitaciones:
Las herramientas de esta etapa tienen funciones muy completas que cubren todo el recorrido del relacionamiento con stakeholders. También incluyen datos limitados de funcionarios electos de Estados Unidos, lo que puede ser adecuado para proyectos centrados solo en relacionarse con funcionarios de ese país. Sin embargo, pueden quedarse cortas para equipos que requieren una base de datos de stakeholders más amplia, que abarque a personas más allá de los funcionarios de gobierno y de las regiones de Estados Unidos.
Además, si tu proyecto requiere identificar stakeholders a partir de temas críticos específicos o del análisis de medios, es posible que estas herramientas no estén preparadas para cubrir esa necesidad.
Recursos adicionales:
El impacto de la inteligencia artificial en las prácticas de gestión de relaciones con stakeholders El impacto de la IA en la gestión de stakeholders de proyectos Gestión de stakeholders y reputación
Nivel 4: herramienta de relacionamiento con stakeholders combinada con inteligencia de temas críticos
Para las organizaciones que operan en un contexto global y necesitan gestionar el relacionamiento con stakeholders junto con el monitoreo de temas críticos, conviene considerar herramientas más avanzadas como TSC.ai.
Además de participar en todo el proceso de gestión de stakeholders, la herramienta ayuda a los usuarios a identificar stakeholders en los medios, para un relacionamiento proactivo y para dar seguimiento a la reputación de los stakeholders.
El monitoreo de temas críticos ayuda al equipo a entender los temas que lo afectan y a identificar en consecuencia a los stakeholders asociados. Esto es especialmente útil para los líderes de asuntos externos y de sostenibilidad que necesitan identificar stakeholders como parte del proceso, en lugar de depender de los datos que ya existen en la organización.
Funciones y beneficios clave:
Acceso a una enorme base de datos de más de 1 millón de perfiles de stakeholders Monitoreo de temas críticos impulsado por IA para identificar tendencias emergentes y stakeholders relacionados Insights en tiempo real sobre el sentimiento y la influencia de los stakeholders
Ideal para:
Equipos proactivos que necesitan identificar stakeholders a partir de medios y proyectos Proyectos de alto riesgo que requieren un monitoreo proactivo de los stakeholders Equipos que necesitan datos globales de stakeholders
Limitaciones: La integración de comunicaciones de esta plataforma es relativamente limitada frente a otras soluciones. Las organizaciones que priorizan capacidades de comunicación robustas pueden encontrar esta limitación problemática. Además, la combinación de datos como servicio (DaaS) y monitoreo de medios sobre la plataforma de relacionamiento con stakeholders implica un costo más alto.
Conclusión
Elegir la herramienta adecuada de relacionamiento con stakeholders es una decisión crítica para las organizaciones que buscan fomentar una comunicación eficaz y construir relaciones sólidas con sus stakeholders. Desde soluciones básicas como las hojas de Excel hasta plataformas sofisticadas impulsadas por IA, las opciones disponibles responden a una amplia variedad de necesidades y niveles de complejidad. En TSC.ai, nuestra inteligencia integrada de stakeholders y temas críticos lleva la estrategia de relacionamiento con stakeholders un paso más allá de las herramientas que ya existen en el mercado. La plataforma y los datos se diseñan a la medida de los objetivos de tu negocio y de las necesidades de tus proyectos.
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